TETKİK İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER

TETKİK TİPLERİ :

1. TARAF : Kendi sistemimizi bizim tetkikimizdir. (İç Tetkik)

2. TARAF : Ürün /Hizmet tedarik edenleri bizim tetkikimiz

3. TARAF : Bağımsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından tetkik edilmek

Olarak uluslar arası literatüre uygun olarak verilebilir. Ayrıca bunun yanında proses , ürün tetkiki vb gibi tetkik türlerinden de bahsedilebilir.

ISO 9000:2000 de KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TETKİKİ :

Tetkik delilini elde etmek ve tetkik kriterlerinin (mutabık kalınan) ne dereceye kadar yerine getirildiklerini tayin etmek amacıyla objektif olarak değerlendirmek için, bağımsız ve dokümante edilmiş bir proses olarak tanımlanmaktadır.

DİĞER BİR TANIM İSE : Objektif delillerin incelenmesi ve ÖNCEDEN BELİRLENMİŞ GEREKSİNİMLERE olan uyumu veya diğer hallerin doğrulanması amacıyla, politika, el kitabı ve belirlenmiş kurallara göre yürütülen bir sistematiği olan, PLANLAMA, UYGULAMA, RAPORLAMA VE İZLEME aşamalarından oluşan kalite yönetim sisteminin bir parçasıdır.

OBJEKTİF DELİL : Bir şeyin varlığını veya doğruluğunu destekleyen veriler gözlem, ölçme, muayene ve diğer yollarla elde edilebilir beyan ile veya (tercihen) dokümanlaştırılmış olan bilgilerdir.

TETKİK GÖREVLİSİ : Tetkik yapan kişilere denir.

Ayrıca tetkik yerine Denetim veya Audit kelimeleri de kullanılabilmektedir.

GENEL HATLARIYLA TETKİKLER ( ÖZELLİKLE 3.TARAF BELGELENDİRME TETKİKLERİ ) AŞAĞIDA YER ALAN SAFHALARDAN OLUŞMAKTADIR :

TETKİK AŞAMALARI :

1. HAZIRLIK
2. TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
3. RAPORLAMA VE GEREKTİĞİNDE TAKİP FAALİYETLERİ

1. HAZIRLIK :
* Yeterlilik Tetkiki
* Tetkikin planlanması
* Tetkik programının hazırlanması
* Soru listelerinin güncelleştirilmesi

YETERLİLİK TETKİKİ :
Kuruluşun dokümante edilmiş Kalite Sisteminin ilgili standarda uygun olup olmadığının belirlenmesi için yapılan tetkik. Bu tetkike masa başı tetkiki, dokümantasyon tetkiki de denir.

Dokümanların, standardın maddelerini karşılama durumunu tespit amacıyla yapılır. Belirsiz iki anlamlı yada anlaşılır olmayan noktaların tespiti ve açıklığa kavuşturulması için yapılır.Eksiklikler ilgili firmaya yazılı olarak raporlanır ve düzeltmeler istenir.

TETKİK PLANLANMASI :
* Tetkikin Amacı ve Kapsamının belirlenmesi
* Tetkiki yönetecek kişinin belirlenmesi ( Ekip Lideri – Baş Tetkikçi )
* Ekip liderinin ekibi ve görev dağılımını belirlemesi
* Saha ziyareti
* Programın genel yapısının hazırlanması
* Gerekirse tetkik planının tekrar gözden geçirilmesi
* Yeterlilik tetkiki ve mümkünse ön ziyaretten sonra detaylı olarak hazırlanır.
* Ekip lideri ekibiyle stratejiye karar verir.

SORU LİSTELERİ :
* Belirlenmiş bir hedefe yönelik olarak tetkikte kullanılmak üzere tetkik öncesinde hazırlanır
* Hatırlatma aracıdır.
* Kısa ve özdür
* Genel amaçlı soru listesi olabileceği gibi, her bir saha için ayrı soru listesi de olabilir.
* Tetkik görevlileri ve/veya firmanın bu konuda eğitimli personeli tarafından hazırlanır.
* İlgili tüm konuları kapsar.
2. TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ :
* Açılış Toplantısı
* Tetkikin gerçekleştirilmesi
* Tetkikçi bulgularının gözden geçirilmesi

TETKİK EDİLECEK KYS ELEMANLARI :
* KİŞİLER
* PROSESLER
* MALZEME
* TEÇHİZAT VE MAKİNALAR
* DOKÜMANLAR

AÇILIŞ TOPLANTISI :
* Tanışma
* Tetkikin amacı ve kapsam
* Uygunsuzluğun tanımı
* Tetkik programı hakkında bilgi verme Rehber Belirlenmesi
* Açıklayıcı bilgiler
* Raporlandırma Metotları
* Gizlilik
* Sınırlandırma (Uyulması gereken kurallar)

TETKİK :
* Tetkik edilecek faaliyetten sorumlu kişi ile doğrudan temasa geçilir
* Faaliyetler gözlemlenir
* Yeterli sayıda örnek seçilerek inceleme yapılır
* Mutlaka bir problem tespit edilmesi gayesi güdülmez , ilgili yönetim sistemine uyum aranır
* Bölümlerde yer alan yöneticiler başta olmak üzere gerekiyorsa diğer çalışanlarla görüşülür
* Herhangi bir uygunsuzluk yok ise programa devam edilir
* Bir problemin varlığından şüphelenilirse derinlemesine araştırma yapılabilir
* Konunun muhatabı ile tetkik yapılır
* Gözlemler ve bulgular kayıt edilir
* Objektif delillere ulaşmaya çalışılır
* Açık anlaşılabilir sorular sorulur
* Dokümanlardan, kayıtlardan ve soru listelerinden faydalanılır
* Notlar alınır
* Olayları gözlemlenir

UYGUNSUZLUK :
* Bir şartın yerine getirilmemesi
* Özel şartlar
o Sözleşme şartları
o Kalite Standardı
o Kalite El Kitabı
o Prosedürler
o Yasal şartlar
* Dokümantasyon, Sistem standardına uyumlu değil (Yeterlilik)
* Uygulama, Dökümantasyon ve referans standardın şartlarına uygun değil(Uygulama)

KAPANIŞ TOPLANTISI :

Tetkik işleminin sonuç toplantısıdır ve tetkik işlemiyle ilgili bulguların ve sonuçların ekip tarafından resmen taktimidir.

Gündemi:
* Katılımcılar - Teşekkürler
* Amaç/Kapsam - Raporlandırma
* Örnekleme sunumu sistemi
* Anlaşma - Özetleme
* Açıklığa kavuşturma - Gözlemler

Amacı : Uygunsuzlukları ve gözlemleri görüşerek Yanlış anlamaları ortadan kaldırmak
Tetkikçi, rehber ve gerektiğinde diğer yöneticiler katılır.

* 20-25 dakika sürer
* Kısa bir teşekkür konuşması yapılır.
* Uygunsuzluklar objektif delillerle açıklanır.
* Tetkik sonucu açıklanır.
* Olumlu bulgularda ifade edilir.

Uygulanan düzeltici faaliyetlerin doğrulanması

Kısa ve uzun dönem etkinliğin sağlanması

Takip işlemi detaylarının kayıt edilmesi

Uygunsuzluk Formların takip bölümünün kapatılması
3. RAPORLAMA VE TAKİP FAALİYETLERİ

Tetkik ekibi tarafından ilgili yönetim sistemi için tanımlanmış rapor ve ekleri hazırlanır.Uygunsuzluk var ise rapor setinde yer verilir.Bu uygunsuzluklar için firmadan düzeltici faaliyetler talep edilir.Düzeltici faaliyetler tamamlanması ile bu faaliyetlere ait uygulamalar ve etkinliği takip edilir.

Müşteri Hizmetleri

Belgelendirme